Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietojen keräämiseen, käyttöön ja luovuttamiseen koskien PrivacyDesignerin ohjelmistoja, verkkosivustoja ja muita palveluita. Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta silloin kun teemme muutoksia henkilötietojen käsittelytoimiin tai kun sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia. Päivitetty tietosuojaseloste on saatavilla täällä verkkosivuillamme ja kaikissa muissa yhteyspisteissä, joista keräämme henkilötietoja suoraan sinulta rekisteröitynä.
Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöistämme, tästä tietosuojaselosteesta tai haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä osoitteessa heikki.tolvanen@privacydesigner.com
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä toimii PrivacyDesigner Oy osoitteessa Franzeninkatu 21 A, 00500 Helsinki. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa on Chief Legal Engineer Heikki Tolvanen heikki.tolvanen@privacydesigner.com.
Mistä ja miten keräämme henkilötietoja?
Keräämme henkilötietoja tilanteissa, joissa käytät eri palveluitamme tai olet meihin yhteydessä. Hankimme pääsääntöisesti henkilötiedot suoraan sinulta, mutta joissain tilanteissa, kuten käyttäessäsi digitaalisia palveluita, keräämme henkilötietoja myös automaattisin keinoin. Alle olemme listanneet ne tyypilliset tilanteet, joissa voimme kerätä henkilötietojasi:
Kun vierailet verkkosivustollamme, osallistut webinaareihimme tai käytät digitaalisia palveluitamme kuten PrivacyDesigner ohjelmistoa, keräämme automaattisesti tiettyjä henkilötietoja, kuten IP-osoitteesi sekä vierailun aikaleiman.
Kun otat meihin yhteyttä tai kun me olemme sinuun yhteydessä, keräämme luonnollisesti näihin yhteydenottoihin liittyviä henkilötietoja, kuten yhteydenoton ajankohdan, aiheen ja meidän välisen viestinnän sisällön.
Kun pyydät lisätietoja palveluistamme tai demoversiota PrivacyDesigner ohjelmistosta, keräämme yhteystietosi sekä tarvittavat tiedot työnantajastasi palveluidemme ja ohjelmiston esittelyä varten.
Kun annat meille palautetta tai pyydät tukea PrivacyDesigner ohjelmiston käyttöön liittyen, keräämme keräämme luonnollisesti antamasi palautteen tai tukipyynnön sisällön, jotta voimme palvella sinua paremmin ja olla sinuun tarvittaessa yhteydessä.
Voimme hankkia yhteystietosi myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä etsiessämme uusia asiakkuuksia. Tällaisia julkisia lähteitä ovat sosiaalisen median palvelut, kuten LinkedIn sekä edustamasi organisaation verkkosivustot.
Kun teet sopimuksen meidän kanssa palveluiden hankinnasta, saamme luonnollisesti henkilötietojasi, kuten nimesi, tittelisi sekä edustamasi organisaation tiedot sopimuksen allekirjoittamista varten.
Kun tilaat uutiskirjeemme, keräämme sähköpostiosoitteesi uutiskirjeen toimittamista varten.
Käsittelemme henkilötietojasi myös niissä tilanteissa, joissa reagoit digitaaliseen mainontaamme ulkopuolisilla verkkosivustoilla.
Mihin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi?
Ohjelmistoyrityksenä käsittelemme henkilötietojasi pääosin kolmeen päätarkoitukseen: toimittaaksemme palveluitamme, hankkiaksemme uusia asiakkuuksia sekä toteuttaaksemme markkinointikampanjoitamme. Varmistamme, että nämä käsittelytoimet suoritetaan aina sellaisilla tavoilla, joita voit kohtuudella odottaa. Emme halua tukea valvontakapitalismia, ja siksi päätimme olla käyttämättä kolmansien osapuolten seurantaa tällä verkkosivustolla. Missiomme onkin auttaa yrityksiä näiden tietosuojahaasteiden kanssa, ei luoda heille uusia.
Palveluiden toimittaminen ja ohjelmiston ylläpito
Jotta voit esimerkiksi käyttää verkkosivustojamme tai PrivacyDesigner ohjelmistoa, meidän on käsiteltävät IP-osoitettasi. Keräämme myös tiettyjä lokitietoja analysoidaksemme palveluidemme käyttöä, parantaaksemme niitä, tunnistakseemme palveluihin mahdollisesti liittyviä ongelmia sekä muodostakseemme sisäisiä raportteja palveluidemme käytöstä. Lisäksi käsittelemme kirjautumistietojasi varmistakseemme, että pääset kirjautumaan juuri sinulle tarkoitettuun sisältöön. Ollessasi sopimusasiakkaamme, tallennamme sinusta ja edustamastasi organisaatiosta tarvittavat tiedot.
Käsittelyn oikeusperusteet: Uskomme, että meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi pyytämiesi palvelujen tarjoamiseksi. Kun käytät PrivacyDesigneri ohjelmistoa, henkilötietojesi käsittely on välttämätöntä, jotta voimme myöntää sinulle pääsyn ohjelmistoon ja jotta voimme täyttää sopimuksenmukaiset velvoitteemme.
Päivittäisen liiketoiminnan harjoittaminen
Yrityksenä, meillä on kaupallisia intressejä kasvattaa liiketoimintaamme ja tehdä PrivacyDesigner ohjelmistosta markkinoiden paras työkalu tietosuojan ja datasääntelyn hallintaan. Uusien asiakkuuksien hankkimiseksi saatat saada meiltä sähköpostia, puhelun tai muun yhteydenoton. Luonnollisesti tämä tarkoittaa sitä, että käsittelemme yhteystietojasi ja tietoja edustamastasi organisaatiosta voidaksemme olla sinuun yhteydessä.
Käsittelyn oikeusperuste: Uskomme, että meillä on oikeutettu etu harjoittaa normaalia päivittäistä liiketoimintaa, mukaan lukien uusasiakashankinta. Olemme varmistaneet, että näillä käsittelytoimilla on mahdollisimman pieni vaikutus yksityisyydensuojaasi.
Uutiskirjeet, webinaarit ja markkinointi
Koska uskomme luoneemme markkinoiden parhaan tietosuojatyökalun ja sitä tukevia palveluita, haluamme luonnollisesti koko maailman tietävän näistä. Tämä tarkoittaa, että saatat nähdä mainoksiamme eri kanavissa, kuten sosiaalisessa mediassa. Emme jaa henkilötietoja mainoskumppaneidemme kanssa, mutta käytämme tiettyjä kriteerejä kohdistaaksemme mainoksemme, esimerkiksi henkilöille, joiden titteli on "Tietosuojavastaava" tai "DPO". Haluamme myös pitää sinut ajan tasalla viimeisimmästä kehityksestämme ja ominaisuuksistamme, ellet ole ilmoittanut haluavasi kieltäytyä tällaisesta viestinnästä.
Käsittelyn oikeusperuste: Uskomme, että meillä on oikeutettu etu harjoittaa normaalia päivittäistä liiketoimintaa, mukaan lukien palveluistamme tiedottaminen, markkinointi ja webinaarien sekä koulutusten järjestäminen. Olemme varmistaneet, että näillä toimilla on mahdollisimman pieni vaikutus tietosuojaasi.
Miten pitkään säilytämme henkilötietojasi?
Pääsääntönä on se, että henkilötietosi poistetaan kun emme enää tarvitse niitä niihin tarkoituksiin, joihin ne on alunperin kerätty, ellei jokin meihin soveltuva lainsäädännöstä johtuva velvoite edellytä henkilötietojesi säilyttämistä.
Lokitietoja säilytetään 24 kuukautta, ellei meillä ole pätevää laillista syytä säilyttää tällaisia tietoja pidempään, esimerkiksi jos meidän on tutkittava toimintaamme kohdistuvaa vilpillistä toimintaa.
Yhteystiedot säilytetään CRM:ssämme niin kauan kuin meillä on liikesuhde sinun tai työnantajasi kanssa. Jos sinut on katsottu potentiaaliseksi asiakkaaksemme, emmekä tee kanssasi sopimusta, yhteystietosi poistetaan 24 kuukauden kuluessa viimeisimmästä yhteydenotosta.
Asiakastukeen liittyviä tietoja säilytetään 24 kuukautta, ellei meillä ole pätevää laillista syytä säilyttää näitä tietoja pidempään. Saatamme esimerkiksi tarvita tällaisia tietoja jonkin liiketapahtuman vahvistamiseksi jälkikäteen.
Tietoja liiketoimista, kuten sovitut yhteystiedot, sähköpostit tai muu myyntiin liittyvä viestintä, säilytetään niin kauan kuin meillä on liikesuhde sinuun + 10 vuotta.
Uutiskirjeisiin liittyviä tietoja säilytämme niin kauan, kunnes peruutat uutiskirjeen tilauksen.
Työhakemuksia ja muita työnhakuun liittyviä tietoja säilytämme 6kk.
Huomioithan, että saatamme anonymisoida tai poistaa tietyt henkilötiedot yllä mainittua lyhyemmässä ajassa, jos meillä ei ole mitään tarvetta säilyttää niitä sellaisessa muodossa, josta ne voidaan edelleen yhdistää sinuun.
Luovutammeko henkilötietojasi kolmansille osapuolille?
Olemme tehneet paljon työtä sen eteen, että kolmansien osapuolten määrä toiminnassamme pysyy mahdollisimman pienenä. Emme kuitenkaan voi tehdä kaikkea itse, vaan meidän on käytettävä rajoitettua määrää kolmansia osapuolia, joille jaamme henkilötietojasi palvelujen yhteydessä. Olemme solmineet näiden yritysten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen varmistaaksemme, että henkilötietojen käsittely tapahtuu vain meidän lukuun eikä näiden kolmansien osapuolten omiin tarkoituksiin. Tällä hetkellä henkilötietojesi käsittelyssä käytetään seuraavia kolmansia osapuolia:
- UpCloud Oy.
UpCloud toimittaa meille konesalipalveluita. Käytämme heidän konesaleja ja palvelimia, joissa järjestelmiämme ja tätä kautta myös henkilötietojasi ylläpidetään.
Sijainti: Suomi - CRM Service Oy.
CRM Service toimittaa meidän CRM-järjestelmän, jossa säilytämme henkilötietoja asiakkuuksien hallintaa varten. Järjestelmä sijaitsee Suomessa olevassa konesalissa.
Sijainti: Suomi - Montel Intergalactic Oy.
Montel toimittaa meille ulkopuolista konsultointiapua ohjelmistokehitykseen sekä järjestelmien ja palvelinten ylläpitoon liittyen.
Sijainti: Suomi - Abstrix GmbH
Hyödynnämme Abstrixin toimittamaa webinaarialustaa webinaarien järjestämisessä
Sijainti: Saksa
Edellä mainittujen tilanteiden lisäksi henkilötietojasi luovutetaan kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:
- Jos PrivacyDesigner osallistuu yhtiön sulautumiseen, hankintaan tai missä tahansa muodossa olevaan liiketoiminnan myyntiin, voimme jakaa ja/tai siirtää henkilötietojasi tällaisten liiketoimien arvioinnin ja tekemisen yhteydessä.
- Lain niin vaatiessa. Joissakin tilanteissa saatamme joutua luovuttamaan henkilötietojasi, kun vastaamme viranomaisten tai lainvalvontaviranomaisten lakiin perustuviin pyyntöihin.
- Kun henkilötietojesi luovuttaminen on välttämätöntä PrivacyDesignerin, kumppaneidemme, asiakkaidemme tai sinun oikeuksien tai turvallisuuden suojelemiseksi.
- Mahdollisissa muissa tapauksissa, joissa olemme saaneet suostumuksesi.
Millaisia oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi liittyen?
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on tiettyjä henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, ja alla on niistä yhteenveto. Huomioithan, että jotkin näistä oikeuksista eivät ole täysin ehdottomia ja niiden soveltamiseen liittyy tiettyjä rajoituksia. Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai oikeuksistasi rekisteröidynä, ota meihin yhteyttä osoitteeseen heikki.tolvanen(a)privacydesigner.com.
Oikeus saada pääsy tietoihisi. Sinulla on oikeus milloin tahansa pyytää vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi vai emme. Jos käsittelemme tietojasi, sinulla on oikeus päästä käsiksi tällaisiin tietoihin sekä saada niistä jäljennös.
Oikeus tietojen oikaisuun. Jos uskot, että tallentamamme henkilötiedot sinusta ovat virheellisi, vanhentuneita tai puutteellisia, voit ottaa meihin yhteyttä ja pyytää tällaisten tietojen korjaamista.
Oikeus tulla unohdetuksi. Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, ja me teemme niin, paitsi jos meillä on lakisääteinen velvollisuus tai muu oikeutettu syy säilyttää niitä edelleen. Tarvitsemme esimerkiksi tiettyjä tietoja liiketapahtumien todentamiseksi tai puolustautuaksemme tai valmistautuaksemme oikeudellista vaatetta vastaan.
Oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus pyytää meitä keskeyttämään henkilötietojesi käsittely, esimerkiksi jos tarvitset tällaisia tietoja oikeudellisten vaatimusten laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen, etkä halua meidän poistavan tällaisia tietoja säilytysaikojemme mukaisesti.
Oikeus saada henkilötietosi siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle. Sinulla on oikeus saada tietyt henkilötietosi yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa, jotta voit siirtää kyseiset tiedot toiselle yritykselle.
Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä ja lopetamme käsittelyn, paitsi jos uskomme, että meillä on oikeutettu syy jatkaa käsittelyä edelleen. Voit milloin tahansa kuitenkin vastustaa mitä tahansa käsittelyä, jota suoritamme suoramarkkinointitarkoituksiin.